Adjointe administrative

Lieu : 
Ottawa
Emploi : 
Temps plein
Date limite : 
Jeudi, 14 janvier, 2021

QU’EST-CE QUE L’ACTION ONTARIENNE CONTRE LA VIOLENCE FAITES AUX FEMMES ?

Fondée en 1988, l’Action ontarienne contre la violence faite aux femmes (AOcVF) a pour mandat de travailler à la prévention de la violence, à la concertation, à la formation continue des intervenantes et des directions, au démarchage en vue de mettre en place de services en français, à l’analyse des enjeux et à la réalisation de matériel éducatif et de sensibilisation en français, selon une analyse féministe de la situation sociale et communautaire.

A PROPOS DU POSTE

À titre d’adjointe administrative, vous appuierez l’équipe interne et effectuerez l’ensemble des tâches administratives liées au bon fonctionnement du bureau. Que ce soit pour organiser des rencontres, des formations ou autres événements, répondre aux demandes d’information, effectuer la tenue de livres, compiler des données, préparer la paie ou traiter les comptes payables et recevables, votre serviabilité, votre attention aux détails et votre souci de la qualité vous permettront d’acquitter vos tâches avec succès.

Soutien administratif à la direction générale et à la direction des opérations

  • Gère et organise toutes les tâches administratives reliées aux responsabilités de la direction générale et de la direction des opérations
  • Prépare et   achemine  les   documents   pour   les   rencontres   du   Conseil d’administration
  • Prend les minutes et rédige les procès-verbaux lors des rencontres du Conseil d’administration, des comités connexes et des rencontres d’équipe
  • Organise la logistique des rencontres du réseau, du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale annuelle
  • Organise les   déplacements   de   l’équipe   et   des   membres   du   Conseil d’administration
  • Rédige, révise et fait approuver la correspondance liée aux affaires de la direction générale
  • Tient à jour la base de données du système informatisé des listes d’envois, des contacts et des organismes membres
  • Coordonne la logistique du renouvellement des organismes membres
  • Recueille et expédie le courrier
  • Classe et archive les documents tels que les procès-verbaux des rencontres du Conseil d’administration, des assemblées générales annuelles, les statuts et règlements, les politiques, procédures, ..

Appui administratif à l’équipe

  • Répond aux besoins des membres, coordonne les demandes d’information et effectue l’envoie de divers documents
  • Collabore à la diffusion et la distribution des documents produits par l’AOcVF
  • Maintient un inventaire des publications disponibles à l’AOcVF
  • Coordonne, de concert avec la gestionnaire de l’Institut, la logistique des formations (par exemple les inscriptions)
  • Coordonne la cueillette de toute l’information exigée dans la réalisation des divers projets, et ce, préalable à l’envoi des rapports aux bailleurs de fonds
  • Compile les données pour les différents rapports des responsables de projets
  • Effectue l’inventaire et la commande des fournitures de bureau
  • Fait la liaison avec les différents fournisseurs externes de l'organisme (propriétaire, service internet, téléphone, )
  • Offre un soutien technique en agissant en tant que personne ressource et participant au dépannage informatique
  • Procède à la sauvegarde du réseau informatique
  • Effectue l’entrée de données comptables dans les divers journaux (journal général, journal des achats et journal des déboursés, journal des ventes et journal des encaissements, journal de la paie)
  • Prépare les factures à payer pour approbation
  • Prépare les factures à recevoir et les demandes de remboursement
  • Rassemble les factures ainsi que les chèques reçus et les identifie selon la procédure en vigueur
  • Prépare les chèques liés à la réalisation de l’ensemble des activités de l’Action ontarienne et les fait signer selon les procédures
  • Applique les politiques et procédures lors du remboursement des dépenses des membres du Conseil d’administration et pour les formations et les rencontres des intervenantes
  • Sauvegarde les données comptables selon les procédures organisationnelles et classe les dossiers de nature comptable et financière

Gestion administrative des ressources humaines

  • Prépare les contrats, en collaboration avec les responsables des projets, aux fins de signature pour les contractuelles embauchées dans le cadre des divers projets
  • Maintient un registre de chaque employé incluant les suivis des vacances, reprise de temps, congés personnels des employés, feuille de temps,
  • Prépare la paie selon les données obtenues et la fait déposer par l’entremise d’un système informatisé
  • S’occupe de la gestion des avantages sociaux
  • Prépare les rapports gouvernementaux de TPS et de retenues à la source
  • Prépare et génère les relevés d’emploi et les T4
  • Effectue le paiement des déductions à la source
  • Effectue toutes les mises à jour lors des anniversaires ou lors de la date des augmentations salariales prévues

Autres tâches

  • Exerce toutes autres fonctions qui peuvent lui être confiées par la direction des opérations

Formation, expérience et connaissances

  • Diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou en comptabilité
  • Au moins deux ans d’expérience pertinente en lien avec les tâches de ce poste
  • Connaissances en matière du fonctionnement administratif d’un organisme sans but lucratif et/ou des enjeux liés à la violence faite aux femmes sont des atouts
  • Connaissance d’un logiciel de base de données est un atout

Compétences requises

  • Adhère à la vision et à la mission de l’AOcVF, au féminisme et à l’approche féministe
  • Être flexible et capable de travailler dans plusieurs dossiers
  • Avoir d’excellentes habiletés interpersonnelles
  • Capacité à travailler efficacement en équipe et de façon autonome
  • Capacité à identifier les priorités, gérer les imprévus, proposer des solutions et s’adapter au changement
  • Posséder le souci du détail
  • Fait preuve de créativité, d’initiative, de débrouillardise et de persévérance
  • Capacité à résoudre des problèmes
  • Maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits
  • Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office, incluant Excel, Word et PowerPoint et du logiciel Simple Comptable

Comment postuler

Si le défi de travailler à mettre fin à la violence faite aux femmes vous interpelle, nous vous invitons à nous faire part de votre intérêt d’ici au jeudi le 14 janvier 2021 à 13h00 (HE).

 Veuillez soumettre votre curriculum vitae (en français svp) ici.

 

AOcVF favorise la diversité et encourage entre autres, les personnes en situation de handicap, les personnes de la communauté LGBTQ2S+, les autochtones et les personnes de minorités visibles à soumettre leur candidature.

 

Nous remercions toutes les personnes qui soumettent leur candidature. Nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue. Nous prévoyons effectuer les entrevues le 21 et 22 janvier 2021.

Region : 
Région : 
Est de l’Ontario